Ausschreibungen im ÖPNV erfolgreich gewinnen: Mit Daten überzeugen, mit Qualität punkten
Die wichtigsten Punkte aus unserem Webinar
Ausschreibungen im ÖPNV entscheiden sich längst nicht mehr allein über den Preis. Aufgabenträger gewichten Qualitätskriterien wie Pünktlichkeit, Fahrgastinformation oder Umweltwirkung heute oft mit der Hälfte der Gesamtpunktzahl. Wer diese Spielregeln kennt, kann seine Angebote gezielt danach ausrichten und gewinnt auch dann, wenn er nicht der günstigste Bieter ist.
Genau darum ging es in unserem Webinar „Ausschreibungen im ÖPNV erfolgreich gewinnen“, das Henric Stönner und Georg Hasse von TeleMatrik gemeinsam mit euch durchgeführt haben. In diesem Beitrag fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und liefern dir konkrete Ansatzpunkte für dein nächstes Angebot.
Die Bewertungsmatrix ist der Arbeitsplan
Digitalisierung, Echtzeitdaten, Schnittstellen, E Bus Transformation und steigende IT Anforderungen prägen zahlreiche Beratungsprojekte. Die Lösungen müssen sich in bestehende Abläufe einfügen und im täglichen Betrieb bewähren.
Beim TeleMatrik ÖPNV Berater:innen Tag Tag öffnen wir deshalb die Tür zur Praxis. Die Teilnehmenden erhalten einen Einblick in das Matrik-System, lernen einen realen Anwendungsfall kennen und besuchen die Rüsselsheimer Mobilitätsgesellschaft.
Geplant sind außerdem ein Impulsvortrag und gemeinsame Arbeitsstationen. Die konkreten Themen geben wir bekannt, sobald das Programm vollständig feststeht.
Der häufigste Fehler in der Angebotsvorbereitung: Die Bewertungsmatrix wird falsch gelesen oder gar nicht beachtet. Die Folge? Aufwand fließt an die falsche Stelle, während die eigentlich entscheidenden Kriterien unberücksichtigt bleiben.
Früher war der klassische Split 70 zu 30 zwischen Preis und Qualität üblich. Inzwischen verschiebt sich das Verhältnis zunehmend Richtung 50 zu 50. Aufgabenträger werten systematisch Kriterien wie Pünktlichkeit, Service, Information und Umwelt, und diese Kriterien machen oft mindestens die Hälfte der Gesamtpunkte aus.
Was heißt das für dich? Lies die Bewertungsmatrix wie einen Arbeitsplan. Identifiziere die Gewichtungen, verteile deinen Aufwand proportional dazu und sichere die Muss-Kriterien zuerst ab, denn ein Formfehler bei einem K.O. Kriterium führt zum Ausschluss, ohne zweite Chance. Eine Checkliste und eine Vier-Augen-Kontrolle sind hier Pflicht.
Zahlenbasis schaffen
Bevor Qualität überhaupt punkten kann, muss die Zahlenbasis stimmen. Eine typische Kostenfalle in der Kalkulation ist die Verwechslung von Gesamtkilometern und Nutzwagenkilometern. Ein Beispiel: Bei 600.000 Gesamtkilometern und 510.000 Nutzwagenkilometern bleiben 90.000 Leerkilometer, die möglicherweise vollständig auf eigene Kosten laufen. Bei 1,85 Euro pro Kilometer Vollkosten summiert sich das auf 166.500 Euro pro Jahr, und das über die gesamte Laufzeit.
Mit PlanMATRIK importierst du Ausschreibungsfahrpläne direkt über den VDV 452 Standard und hast sie in Minuten statt Stunden vollständig im System. Das Tool prüft Umläufe auf Wendezeiten, Pausen und Nachtlagen und erkennt kritische Wenden, enge Anschlüsse oder konfliktreiche Knotenpunkte, bevor sie im Betrieb teuer werden. Alle Sollwerte lassen sich anschließend nach Excel exportieren, für Szenarienvergleiche oder die Weiterverarbeitung in eigenen Kalkulationstools, ganz ohne doppeltes Eintippen und ohne Übertragungsfehler.
Fünf wichtige Qualitäts KPIs
Qualität ohne Messwerte sind nicht aussagekräftig. Reine Behauptungen überzeugen keinen Aufgabenträger. Fünf Kennzahlen solltest du in jedem Angebot beachten.
Pünktlichkeit und Anschlusssicherung. Bus zu Bus Anschlüsse planst du vollständig in PlanMATRIK, inklusive Pufferzeiten und kritischer Umsteigeknoten. Bus zu Bahn Anschlüsse sicherst du aktiv über Datendrehscheibe und VDV 453 ANS, TeleMatrik meldet Abweichungen in Echtzeit. Beides dokumentierst du in ActionMATRIK und InfoMATRIK.
Fahrzeugeinsatz und Ausfallquote. Ziel sind mehr als 99,5 Prozent Fahrzeugeinsatzquote und weniger als 0,5 Prozent Ausfälle. Die laufende Betriebsdatenerfassung protokolliert Ausfälle und Verspätungen automatisch, die Ursachenanalyse macht Ausfallgründe transparent für den Aufgabenträger.
Fahrgastinformation. Haltestellen DFI, Innenanzeiger und Anschlusssicherung decken Normalbetrieb und Störungsfall gleichermaßen ab. Der integrierte DFI Server von TeleMatrik unterstützt VDV 453 als standardisierte Schnittstelle, und die DFI Verfügbarkeit lässt sich messen und dokumentieren.
Fahrgastzufriedenheit. Ein NPS oder Zufriedenheitsindex über mehrere Jahre zeigt Verlässlichkeit. Pünktlichkeit, Information und Fahrzeugkomfort zusammen sind die eigentlichen Zufriedenheitstreiber, und TeleMatrik Betriebsdaten liefern die Belege dafür.
Umwelt und Nachhaltigkeit. CO2 Emissionswerte der Flotte, die Elektro- und Hybridquote im Linienbündel sowie die Erfüllung der Mindestquoten aus dem Saubere Fahrzeuge Beschaffungsgesetz sind zunehmend gewichtete Kriterien. Jede Verbesserung über den Mindeststandard hinaus bringt zusätzliche Qualitätspunkte.
Strategische Bieterfragen klug einsetzen
Bei größeren Vergaben hast du die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen. Genutzt werden sollte diese Möglichkeit gezielt und strategisch, denn Bieterfragen sind in der Regel offen für alle Bieter: Jeder sieht sowohl die Frage als auch die Antwort. Das bietet Chancen, etwa wenn du durch eine Frage zu VDV Standards, bargeldlosem Bezahlen oder Branchenthemen wie Motics oder etiCORE deine eigenen Stärken betonst. Es birgt aber auch Risiken, denn eine Frage gibt immer auch etwas über dich preis, und die Antwort kann dich in eine ungünstige Position bringen. Nimm dir für dieses Thema wirklich Zeit, stimme dich im Unternehmen ab und überlege genau, welche Frage du stellen möchtest, bevor du sie einreichst.
Die sieben Schritte zur erfolgreichen Ausschreibung im Überblick
- Go / No-Go: Risiko, Marge, Ort und Ressourcen prüfen
- Bewertungsmatrix: Interne Punkteverteilung festlegen
- Muss-Kriterien: Vier-Augen-Kontrolle sicherstellen
- Kostenmodell: Mit PlanMATRIK und Excel sauber kalkulieren
- KPI Konzept: Datenquellen für jeden Qualitätsnachweis benennen
- Partnerrollen: Vertraglich fixieren
- Umsetzungsplan: Mit konkreten Terminen, nicht nur als Aufzählung
Hinweis: Alle Kalkulationsmodelle, Wertungssystematiken und Praxisbeispiele in diesem Beitrag dienen ausschließlich der fachlichen Orientierung und stellen keine Rechtsberatung dar. Für die rechtssichere Prüfung deines Vergabeverfahrens konsultiere bitte einen Fachanwalt für Vergaberecht.
Du möchtest dir unser Webinar nochmal in Ruhe ansehen, dann fordere hier die Aufzeichnung an. Den Link zur Präsentation erhälst du hier.
FAQS
Wie geht man mit dem Spannungsfeld zwischen Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Qualität um, gerade vor dem Hintergrund der Bundeshaushaltsordnung?
Der Hinweis auf die Bundeshaushaltsordnung trifft einen wichtigen Punkt: Man ist als Aufgabenträger nicht frei vom Thema Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Spannend ist dabei vor allem die Frage, ob man rein die Anschaffungskosten betrachtet oder konsequent die Total Cost of Ownership über die gesamte Laufzeit hinweg zugrunde legt. In der Schweiz geht man hier teilweise einen deutlich konsequenteren Weg: Der Preis wird spürbar geringer gewichtet, Qualität entsprechend stärker.
Wie verhindert man, dass der günstigste Anbieter allein über die Vergabe entscheidet, obwohl er die geforderte Qualität womöglich nicht liefern kann?
Ein Ansatz ist, bei bestimmten Leistungskomponenten vorab Referenzen zu verlangen. Der Bieter muss also nachweisen, dass er die geforderte Leistung tatsächlich erbringen kann, bevor er überhaupt zum Zuge kommt. Das ist eine Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass nicht allein der billigste Anbieter den Zuschlag bekommt.
Wie sollte man mit strategischen Bieterfragen umgehen?
Bieterfragen sind in der Regel für alle Bieter offen einsehbar, sowohl die Frage als auch die Antwort. Das bietet Chancen, sich zu positionieren, birgt aber auch Risiken: Man gibt mit der Frage immer auch etwas über sich preis, und die Antwort kann einen im schlechtesten Fall in eine ungünstige Position bringen. Deswegen lohnt es sich, dem Thema wirklich Zeit einzuräumen, sich im Unternehmen abzustimmen und genau zu überlegen, welche Frage man stellen möchte.
Kommunale Verkehrsbetriebe haben oft schon ein eigenes ITCS System. Wie kann ein Aufgabenträger trotzdem Einblick bekommen, ohne dass der Auftragnehmer als Bieter selbst ein ITCS anbieten kann?
Für genau diese Situation gibt es inzwischen eine webbasierte ITCS Lösung, eine Art Light Variante. Sie ist für Fälle gedacht, in denen ein Verkehrsunternehmen bereits mit TeleMatrik System, BusMATRIK Bordrechner und eigenem ITCS fährt, ein Landratsamt oder ein anderer Aufgabenträger aber zusätzlich Einblick haben möchte, ohne dass alle Daten offengelegt werden müssen oder der Aufgabenträger aktiv eingreifen kann. Wer TeleMatrik Systeme bereits im Einsatz hat und daran interessiert ist, kann sich dazu gerne direkt melden.
Sind die Anmeldungen für den TeleMatrik ÖPNV Berater:innen Tag schon offen?
Ja, die Anmeldung ist bereits möglich, das Save the Date wurde auch schon über LinkedIn geteilt. Der Berater:innen Tag findet am 24. November in Rüsselsheim statt, in Kooperation mit der Rüsselsheimer Mobilitätsgesellschaft. Anmeldungen und weitere Infos findest du hier.
