Jedes Schuljahr kommen neue Listen von Schulen und Kostenträgern. Mal als Excel, mal als CSV, manchmal sogar als Textdatei. Namen sind unterschiedlich geschrieben, Klassen fehlen, Relationen sind nicht eindeutig. Parallel musst du Tarife prüfen, Fahrscheine drucken, Sammelrechnungen erstellen und später noch Mahnungen verschicken. Und am Ende fragt der Aufgabenträger nach einer sauberen Übersicht pro Schule oder Kostenstelle. Wenn das in vielen Dateien passiert, wird es schnell unübersichtlich. Genau hier setzt AboMATRIK an und macht aus vielen Einzellisten einen strukturierten Abo Bestan
Genau hier macht AboMATRIK den Unterschied. Du liest deine Daten einmal ein, lässt sie tariflich prüfen, druckst alle fälligen Abos in einem Durchgang und rechnest sie danach mit wenigen Klicks ab. Alle Schritte sind nachvollziehbar, alle Tickets sind nummeriert, alle Daten können exportiert werde
AboMATRIK ermöglicht dir einen schnellen Import von Schulen oder Kostenträgern. Du kannst Excel, CSV, Text oder XML über die offene Schnittstelle einlesen. Beim ersten Mal ordnest du die Spalten einmalig zu, danach merkt sich das System diese Zuordnung für alle künftigen Importe. Auf Wunsch werden auch Bilder mit eingelesen, zum Beispiel für Schülerausweise. Große Datenmengen kannst du so in wenigen Minuten im System haben.
Dein Ergebnis
Für jeden Tarif liegt im Hintergrund eine Tarifdatenbank mit Produkten, Relationen, Preisstufen und Layouts. Nach dem Import lässt du alle Abos tariflich gegenprüfen. AboMATRIK erkennt dabei fehlerhafte Relationen oder fehlende Daten und markiert diese in einer Liste. Fehler sind kommentiert, damit du sie sofort korrigieren kannst. Erst nach erfolgreicher Prüfung werden die Abos aktiviert und für den Druck freigegeben.
Dein Ergebnis
Alle aktivierten Abos werden grafisch angezeigt. Du siehst sofort welche Tickets in welchem Zeitraum gedruckt werden müssen oder schon überfällig sind. Du kannst einzelne Karten direkt aus der Stammdatenmaske drucken oder den Sammeldruck starten. Beim Sammeldruck filterst du nach Zeitraum, Schule, Klasse oder Produktart. AboMATRIK kann zum Beispiel zwölf einzelne Monatstickets auf einen Bogen oder mehrere Jahresabos in einem Layout ausgeben. Zusätzlich wird für jede Schule eine Namensliste erzeugt, die du zur Kontrolle oder als Unterschriftenliste nutzen kannst.
Ergebnis
Für jedes gedruckte Abo wird automatisch eine Forderung im System erzeugt. Du kannst nach verschiedenen Varianten abrechnen: als Einzelrechnung, per SEPA Einzug, als Sammelrechnung an den Auftraggeber oder als Schulabrechnung. Zahlungsziel und Datum trägst du einmal ein, die Rechnung erzeugst du per Knopfdruck. Korrekturen oder Rückgaben aus Vormonaten werden automatisch berücksichtigt und extra ausgewiesen. Eine Nebenbuchhaltung zur Übersicht über offene und bezahlte Rechnungen sowie ein Mahnwesen sind als Option vorgesehen Beim Sammeldruck filterst du nach Zeitraum, Schule, Klasse oder Produktart. AboMATRIK kann zum Beispiel zwölf einzelne Monatstickets auf einen Bogen oder mehrere Jahresabos in einem Layout ausgeben. Zusätzlich wird für jede Schule eine Namensliste erzeugt, die du zur Kontrolle oder als Unterschriftenliste nutzen kannst.
Dein Ergebnis
Du kannst in AboMATRIK Kostenstellen erfassen und diese später in Auswertungen verwenden. Eine kleine Nebenbuchhaltung zeigt dir welche Rechnungen bezahlt sind und welche noch offen sind. Einnahmenmeldungen an Verbünde können erzeugt und übergeben werden. Damit passt du das System an deine Region und deine Abrechnungswege an ohne das Grundsystem zu verändernKorrekturen mit Erklärung. Diese Dateien kannst du direkt an Verwaltung oder Aufgabenträger geben. Einnahmenmeldungen pro Tarif sind ebenfalls vorgesehen.
Ergebnis
AboMATRIK erstellt dir auf Wunsch eine Liste der Summen pro Schule oder Kostenstelle. Parallel wird eine Excel Datei erzeugt, in der alle abgerechneten Abos des Zeitraums stehen. Du siehst Produkt, Relation, Preisstufe und abgerechneten Preis, inklusive eventueller Korrekturen mit Erklärung. Diese Dateien kannst du direkt an Verwaltung oder Aufgabenträger geben. Einnahmenmeldungen pro Tarif sind ebenfalls vorgesehen.
Ergebnis
Sieh selbst wie einfach Abo Verwaltung sein kann wenn Import, Tarifprüfung, Druck und Abrechnung in einem System laufen. Buche eine kurze Live Demo. Wir prüfen deine Ausgangslage und zeigen dir wie du dein nächstes Schuljahr deutlich schneller starten kannst.