AboMATRIK - optimale Verwaltung von Fahrkarten-Abos

AboMATRIK ist ein modernes Abonnementsystem für die einfache Verwaltung der Schüler und Abonnenten. Über Excel-, CSV-, Text- oder XML-Dateien werden die Daten rasch eingelesen (auf Wunsch inkl. Bild). Die korrekten Preisstufen und Tarife werden über die implementierten Tarifdaten ermittelt. Verschiedene Tarife sowie Layouts werden im Hintergrundsystem gepflegt. Die Abrechnung erfolgt mit wenigen Klicks sauber getrennt nach Aufgabenträgern und aufgeschlüsselt bis zum Karteninhaber. Das Programm bietet darüber hinaus die Buchhaltungsfunktion mit SEPA-Abbuchung, Rechnungsstellung und Mahnwesen.
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Dateneingabe | Import

AboMATRIK ermöglicht einen schnellen und unkomplizierten Datenimport von Schulen oder Kostenträgern in das System. Es können Daten in den Formaten Excel, CSV oder beispielsweise XML über die offene Schnittstelle eingelesen werden. Beim ersten Import ist eine einmalige Referenzierung der Importdaten im Programm durchzuführen. Diese wird für zukünftige Importe gespeichert.
Damit können innerhalb weniger Minuten auch große Datenmengen in das System eingelesen werden. Das Einpflegen der Grunddaten der Stammkunden und Schüler erfolgt somit einfach und effizient, und das System ist sehr schnell startbereit.

Dateneingabe | Import

Tarifprüfung

Für jeden Tarif wird eine Tarifdatenbank mit allen benötigten Produkten, Relationen, Preisen und Layouts erstellt. Jedem Produkt kann ein eigenes Layout zugeordnet werden (so ist es beispielsweise bei Abo-Produkten möglich, wahlweise 12 einzelne Monatstickets auf einen Bogen oder einen Bogen mit mehreren Jahresabos zu drucken).

Nach dem Import werden alle Abos mittels Tarifprüfung noch einmal gegengecheckt. Dabei werden die Relationen jeweils anhand der im Tarif hinterlegten Daten überprüft, wodurch eventuelle Fehler in den Grunddaten erkannt und rasch korrigiert werden können. Erst nach erfolgreicher Prüfung werden die Abos aktiviert. Damit sind diese für die Weiterverarbeitung bereit.
In einer grafischen Listenansicht ist übersichtlich dargestellt, welche Abos angelegt wurden. Fehlerhafte Abos sind gekennzeichnet und mit einer Erläuterung versehen, um welchen Fehler es sich handelt. Dadurch ist eine einfache Analyse und Korrektur der Fehler möglich.

  • Schneller Sammeldruck der Abos
  • Kontrolle der Abodaten mittels tariflichem Gegencheck
  • Schneller und einfacher Datenimport über vielfältige Formate
  • Rasche und detaillierte Abrechnung

Fahrkartendruck

Alle korrekt angelegten und aktivierten Abos werden in einer zusätzlichen Ansicht grafisch dargestellt. Diese zeigt an, ob und wie viele Tickets in welchem Zeitraum gedruckt werden müssen oder sogar schon überfällig sind. Grundsätzlich können Abos einzeln direkt aus der Stammdatenmaske oder gesammelt gedruckt werden.
Beim Sammeldruck kann nach verschiedenen Kriterien (Zeitraum, Produktart, Schule ...) gefiltert und selektiert werden. Theoretisch können auch alle fälligen Tickets in einem Durchgang gedruckt werden.
Beim Druck von Schülerabokarten werden nicht nur die Bögen im jeweils definierten Layout gedruckt, sondern auch zusätzlich eine Namensliste pro Schule und Klasse. Diese kann sowohl zur Kontrolle der bestellten Abos als auch als Unterschriftenliste für die Ausgabe der Tickets verwendet werden.

Einnahmemeldung an die Verbünde

Abrechnung

Gedruckte Abos können in unterschiedlichen Varianten abgerechnet werden: per Rechnung, SEPA-Einzug oder als Sammelrechnung an den Auftraggeber oder die Schule. Für jedes gedruckte Ticket wird eine Forderung im System erzeugt, die schnell und einfach abgerechnet werden kann. Insbesondere die Bearbeitung der Sammelabrechnungen von Schülertickets ist in kürzester Zeit erledigt: Nach der Eingabe von Abrechnungsdatum und Zahlungsziel wird per Knopfdruck die Rechnung erzeugt.
Im Rahmen der Abrechnung werden alle Tickets des definierten Zeitraums summarisch (gegliedert nach Produkt und Preisstufe) dargestellt und als PDF-Datei oder Papierausdruck ausgegeben. Korrekturen aus Vormonaten werden automatisch berechnet und übersichtlich angezeigt.
In einer separaten Ansicht wird eine Liste der Summen pro Schule erzeugt. Gleichzeitig wird eine Excel-Datei erstellt, in der die abgerechneten Abos gesamt, als Summe pro Schule und/oder Kostenstelle oder alle Abos einzeln pro Schule dargestellt werden. In dieser Excel-Datei sind neben dem jeweiligen Produkt auch die Relation, die Preisstufe und der abgerechnete Preis enthalten. Eventuelle Korrekturen (z.B. nachträgliche Fahrkartenrückgaben) werden in einer extra Spalte mit Erklärung dargestellt. Sämtliche erstellten Rechnungen werden im Rechnungsarchiv gesammelt und sind jederzeit wieder abrufbar. Weitere Features von AboMATRIK sind aktuell in Arbeit, beispielsweise eine kleine Nebenbuchhaltung zur Übersicht, welche Rechnungen/Abbuchungen bezahlt worden bzw. ausständig sind (inkl. Mahnwesen), oder etwa Einnahmenmeldungen pro Tarif.

Kontrolle der Abodaten mittels tariflichem Gegencheck

Highlights | Optionen

Highlights

  • Schneller und einfacher Datenimport über vielfältige Formate
  • Kontrolle der Abodaten mittels tariflichem Gegencheck
  • Schneller Sammeldruck der Abos
  • Rasche und detaillierte Abrechnung
  • Einfacher Export der erfassten Daten in Excel

Optionen

  • Erfassung und Verwaltung von Kostenstellen zur detaillierten Analyse
  • Möglichkeit einer Nebenbuchhaltung
  • Einnahmemeldung an die Verbünde

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